Privacystatement conform wet Algemene Verordening Gegevensbescherming – Unitas Wageningen

Dit privacystatement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Unitas Wageningen (KvK 40119032) hierna aan te duiden als Unitas. De verantwoordelijke binnen de organisatie is de secretaris.

Daarnaast is deze verklaring ook van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door het Eugeia Fonds (KvK 41047043), hierna aan te duiden als EF. Door de natuur van het EF als oud-leden stichting zullen de gegevens van leden en oud-leden beschikbaar blijven voor Unitas bestuur en Eugeia Fonds bestuur. Voor de privacyverklaring van het EF verwijzen wij u naar de website van het EF.[1]

Verwerking van persoonsgegevens door Unitas

Voor Unitas is de bescherming van persoonsgegevens zeer belangrijk. Unitas respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat uw persoonlijke gegevens altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving worden behandeld.

Doeleinden van de verwerking

Uw persoonsgegevens worden door Unitas verwerkt voor de volgende doeleinden[2]:

  1. het uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst(en);
  2. het voeren van de administratie, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
  3. het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen;
  4. om met u in contact te kunnen treden en te reageren op door u gestelde vragen;
  5. voor het kunnen verzenden van digitale nieuwsbrieven die u per e-mail worden verzonden;
  6. voor het verbeteren van de website en dienstverlening van Unitas;
  7. voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht;
  8. het behandelen van geschillen;
  9. ter bevordering van de samenwerking binnen de vereniging door gegevens aan andere leden te kunnen verspreiden.

Rechtsgrond voor de verwerking[3]

De rechtsgrond voor de hiervoor bedoelde doeleinden van verwerking is gelegen in:

  • de door u gegeven toestemming[4] (artikel 6 lid 1sub a AVG);
  • het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen en/of de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst (artikel 6 lid 1sub b AVG);
  • het voldoen aan wettelijke verplichtingen (artikel 6 lid 1sub c AVG);
  • het beschermen van vitale belangen van uzelf of anderen (artikel 6 lid 1sub d AVG);
  • de behartiging van gerechtvaardigde belangen van Unitas of van een derde[5](artikel 6 lid 1sub f AVG).

Voor de hiervoor als 3, 5 en 6 genummerde doeleinden beroept Unitas zich op de grondslag van het gerechtvaardigd belang. Het gerechtvaardigd belang van Unitas is in die gevallen in het volgende gelegen:

Het marketingbelang en de financiële gezondheid van Unitas. U kunt zich tegen deze verwerkingen verzetten op grond van het recht van bezwaar. Meer informatie over dat recht vindt u verderop in het statement.

Verplichte verstrekking[6]

Wanneer wij u om persoonsgegevens vragen, dan zullen wij per situatie kenbaar maken of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds dat Unitas niet meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden.

Unitas verspreidt de opgegeven gegevens alleen binnen de vereniging, tenzij hier expliciet bij de secretaris is aangegeven dat dit niet gewenst is. In het geval van gegevensverstrekking aan derden zal er altijd om toestemming gevraagd worden om deze gegevens te verspreiden, uitgezonderd gevallen beschreven in de alinea hierboven.

Uitwisseling met derden

Unitas verstrekt overigens geen persoonsgegevens aan derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken. Het voorgaande is alleen anders wanneer:

  • u uw voorafgaande toestemming heeft gegeven voor de betreffende verstrekking; of
  • Unitas wettelijk verplicht is om gegevens te verstrekken, in welk geval zij altijd om toestemming zal vragen of kennis zal geven van de verstrekking.

Geautomatiseerde besluitvorming en profiling[7]

Unitas maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profiling.

Bewaartermijn[8]

Uw gegevens worden voor de volgende termijn bewaard: zeven jaar vanaf het moment van het opzeggen van het lidmaatschap. Er kan bij het bestuur gevraagd worden om bepaalde gegevens vroegtijdig te verwijderen en het bestuur kan beslissen om gegevens te verwijderen wanneer zij dat nodig acht. Het bestuur kan ook bepalen dat gegevens niet verwijderd kunnen worden op basis van de wettelijke verplichtingen die zij heeft (zie “Rechtsgronden voor bewaring”).

In het geval dat het bestuur het nodig acht om gegevens langer te bewaren zal het bestuur hiervoor om toestemming vragen bij het desbetreffende lid. Het staat een lid nog steeds vrij om dan te weigeren.

Beveiliging van persoonsgegevens

Unitas zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. In dat kader zijn diverse maatregelen genomen, waaronder encryptie van data en behandeling van de data als zijnde vertrouwelijk.

Uw rechten[9]

Op grond van de wet heeft u diverse rechten. We zetten de rechten voor op een rijtje.

Inzagerecht

U heeft het recht de door Unitas verwerkte persoonsgegevens in te zien.

Correctie- en verwijderingsrecht

U heeft het recht gegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is.

Recht van bezwaar[10]

Het recht van bezwaar houdt in dat u zich vanwege uw specifieke situatie bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. U heeft dit recht bij alle verwerkingen die niet zijn gebaseerd op (1) uw toestemming, (2) het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen en/of de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst, (3) het voldoen aan wettelijke verplichtingen of (4) het beschermen van vitale belangen van uzelf of anderen.

Wanneer u bezwaar maakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens om u te informeren over activiteiten van Unitas en soortgelijke (“direct marketing”) verwerkingen, dan zullen wij dit bezwaar altijd honoreren. Uw gegevens zullen vervolgens niet langer voor de direct marketing doeleinden worden gebruikt.

Wanneer u bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van uw persoonsgegevens, dan zullen wij beoordelen of we aan uw bezwaar tegemoet kunnen komen. Het is in dat geval aan Unitas om aan te tonen dat we, ondanks uw bezwaar, toch een gerechtvaardigd belang hebben de persoonsgegevens te blijven verwerken. Indien die afweging van belangen in uw voordeel uitvalt, zullen wij de verwerking van gegevens staken.

Recht op beperking

U heeft onder omstandigheden ook het recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit houdt kortgezegd in dat Unitas de verwerking van de gegevens tijdelijk “bevriest”. U kunt dit recht inroepen in vier situaties: (1) in afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek, (2) indien gegevens eigenlijk gewist zouden moeten worden maar u geen verwijdering wenst, (3) indien Unitas de gegevens niet langer nodig heeft terwijl u de gegevens nog wel nodig heeft voor (de voorbereiding op) een rechtszaak en (4) in afwachting van de beoordeling van een bezwaar.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U heeft het recht om de door u aan Unitas verstrekte gegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij van u verwerken op grond van uw toestemming of een met u gesloten overeenkomst. Het recht geldt bovendien alleen voor de gegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor analoge verwerkingen). U bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.

Mocht er een koppeling bestaan tussen onze systemen en de systemen van de derde partij waaraan u degegevens wilt (laten) doorgeven, dan kunnen wij die doorgifte mogelijk direct namens u verzorgen. Informeer daarvoor naar de mogelijkheden.

Intrekken van toestemming[11]

Voor de hiervoor als 3 en 4 genummerde doeleinden geldt dat wij uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming. U heeft te allen tijde het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking dan ogenblikkelijk staken.[12] Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven dus rechtmatig.

Uitoefening van de rechten

Het uitoefenen van de rechten is voor u kosteloos, behoudens misbruik. U oefent de rechten uit door contact op te nemen via onderstaande contactgegevens.

Termijnen

Wij zullen uw vragen/verzoeken in beginsel binnen een maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van uw vraag/verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij u hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot zes maanden.

Identificatie

Wij kunnen bij alle vragen/verzoeken vragen om nader bewijs van uw identiteit. Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de persoonsgegevens of de wijze waarop die persoonsgegevens door ons worden verwerkt.

Individuele afweging bij ieder verzoek

We wijzen u er op dat het de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. We zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen merites beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken. U kunt vervolgens in dat geval eventueel de gang naar de rechter maken.

Het recht van bezwaar tegen gebruik van gegevens voor direct marketing doeleinden is wel absoluut. Afmeldingen voor onze commerciële uitingen worden dus hoe dan ook gehonoreerd.

Toezichthouder[13]

Het staat u verder altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthouder. De toezichthouder op de privacywetgeving is de Autoriteit Persoonsgegevens. U vindt de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Vragen

Verder staat het u uiteraard vrij vragen te stellen over de door ons verwerkte persoonsgegevens. Neem voor vragen over de privacy contact met ons op via onderstaande contactgegevens.

Wijzigingen

Dit privacystatement kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op de website van Unitas. Unitas kan uw persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in dit privacystatement. In dat geval zullen wij contact met u opnemen alvorens uw gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om u op de hoogte te stellen van de wijzigingen aan ons reglement voor de bescherming van persoonlijke gegevens en om u de kans te bieden uw deelname te weigeren[14].

Contactgegevens

Als u vragen heeft over dit privacystatement of ons privacybeleid, of een beroep wilt doen op één van uw wettelijke rechten, kunt u contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:Unitas Wageningen

Herenstraat 31

6701DH Wageningen

Telefoon:  (+31) 0620962841

E-mail: bestuur@jvunitas.nl

Website: www.jvunitas.nl

Postbus 361

6700 AJ Wageningen


[1] Artikel 26 lid 1 jo. lid 2 AVG: “Wanneer twee of meer verwerkingsverantwoordelijken gezamenlijk (…) stellen [zij] op transparante wijze hun respectieve verantwoordelijkheden voor de nakoming van de verplichtingen uit hoofde van deze verordening vast, met name met betrekking tot de uitoefening van de rechten van de betrokkene en hun respectieve verplichtingen om de in de artikelen 13 en 14 bedoelde informatie te verstrekken, door middel van een onderlinge regeling (…) De wezenlijke inhoud van de regeling wordt aan de betrokkene beschikbaar gesteld”.

[2] Artikel 26 lid 1 sub c AVG: “de verwerkingsdoeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn bestemd”.

[3] Artikel 26 lid 1 sub c AVG: “alsook de rechtsgrond voor de verwerking”.

[4] Deze toestemming is voor leden het ledencontract dat bij het lidmaatschap wordt ondertekend.

[5] Artikel 13 lid 1 sub d AVG: “de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, indien de verwerking op artikel 6, lid 1, punt f), is gebaseerd”.

[6] Artikel 13 lid 2 sub e AVG: “of de verstrekking van persoonsgegevens een wettelijke of contractuele verplichting is dan wel een noodzakelijke voorwaarde om een overeenkomst te sluiten, en of de betrokkene verplicht is de persoonsgegevens te verstrekken en wat demogelijke gevolgen zijn wanneer deze gegevens niet worden verstrekt”.

[7] Artikel 13 lid 2 sub f AVG: “het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van de inartikel 22, leden 1 en 4, bedoelde profilering, en, ten minste in die gevallen, nuttige informatie over de onderliggende logica, alsmede het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de betrokkene”.

[8] Artikel 13 lid 2 sub a AVG: “de periode gedurende welke de persoonsgegevens zullen worden opgeslagen, of indien dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn”.

[9] Artikel 13 lid 2 sub b AVG: “dat de betrokkene het recht heeft de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken om inzage van en rectificatie of wissing van de persoonsgegevens of beperking van de hem betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid”.

[10] Let op: dit recht moet “uiterlijk op het moment van het eerste contact met de betrokkene uitdrukkelijk onder de aandacht van de betrokkene [worden] gebracht en duidelijk en gescheiden van enige andere informatie weergegeven” (artikel 21 lid 4 AVG). Het is – met name vanwege het aspect van “uitdrukkelijk onder de aandacht brengen” – nog de vraag of het voldoende is de informatie aldus in een privacystatement op te nemen.

[11] Artikel 13 lid 2 sub c AVG: “wanneer de verwerking op artikel 6, lid 1, punt a), of artikel 9, lid 2, punt a), is gebaseerd, dat de betrokkene het recht heeft de toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan”.

[12] Het intrekken van de toestemming is in het licht van het lidmaatschap gelijk aan het opzeggen van het lidmaatschap. Wij bewaren de gegevens die wij wettelijk gezien nodig hebben voor de vastgestelde periode.

[13] Artikel 13 lid 2 sub d AVG: “dat de betrokkene het recht heeft [een] klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit”.

[14] Volgt onder de Wbp uit de logica van het wettelijk systeem (transparantie + doelbinding: indien onverenigbaar met reeds kenbare doeleinden dan opnieuw transparantie betrachten). Is onder de AVG – voor zover het opnieuw transparantie betrachten betreft – zelfs een expliciete plicht: artikel 13 lid 3 AVG.